第一章  总则

第一条 学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学生会各项活动的历史记录，也是学生会决策和考核的重要依据。

第二条 学生会档案工作是学生会工作的组成部分，是提高学生会工作效率和工作质量的必要条件，是维护学生会历史面貌的一项重要工作。为加强学生会档案的科学管理，更好地为学生会工作服务，特制定本条例。

第二章   文件归档

第三条 学生会在工作、活动中形成并具有查考保存价值的各种计划、总结、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料均要存档。

第四条 档案均由学生会办公室档案管理负责人集中统一管理。学生会办公室接受的档案应符合下列要求：

（一）应归档的文件材料必须齐全、完整，且能反映活动前后工作的真实情况。

（二）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷简标题简明确切，以便保存、管理、利用及查阅。

（三）归档的文件材料一般一式一份。电子版、纸质版重要或利用频繁的文件，为防止损坏，应酌情增加归档份数。

（四） 以下资料应归入学生会档案：

(1) 各部门工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度;

(2) 办公室关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复;

(3) 每学期学生会评优的材料;

(4) 校学生会组织举办活动的有关资料 (必须包括本部门开展活动的策划书、PPT、工作总结、新闻稿、活动照片（或影音资料）、预算、获奖情况; 也可以包含所开展活动的分工情况、签到表、最佳组织、评选细则等材料。)

第五条 学生会各部门在各项工作、活动完毕后一周内将档案交与办公室；来文经批阅、承办单位落实后，原件和收文处理单移交办公室归档并保存。

第六条 部门撤销或合并必须将本部门的全部档案进行整理、并按下列办法进行处理：

（一）撤销部门的档案、应向学生会办公室进行移交；

（二）部门撤销的工作分别划归几个部门的，其档案材料不得分散，可由其中一个部门代管或向学生会办公室移交；

（三）一个部门并入另一个部门或几个部门合并为一个新的部门，其档案材料应移交给合并后的部门代管或向学生会办公室移交；

（四）部门撤销或合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的部门继续处理，并作为新的部门的档案加以保存。

第三章   管理要求

第七条 学生会档案管理负责人的基本任务：

（一）对学生会各部门的文件材料、学院学生会上交的文件材料的归档工作、并对各部门和各学院学生会档案管理人员进行指导和监督；

（二）负责管理学生会的全部档案，为学生会各项工作服务，并为学生会积累档案资料。

第八条 学生会档案管理人员必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第九条 学生会档案管理负责人应根据工作需要，对档案的收进、移出、保管、利用编制必要地目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，为学生会各项工作服务。

第四章   档案借阅

第十条凡借阅档案须在《马鞍山师专旅游与外语系学生会档案借阅登记表》上做好登记。

第十二条 校学生会部门借阅相关档案须向系学生会办公室提出申请，由分管主任进行批示，系学生会办公室主任审核后方可借阅，并做好登记。

第十三条其他系级学生会借阅相关档案须向系学生会办公室提出申请，由该系学生会主席确认签字并加盖该系部公章，系学生会办公室主任审核后方可借阅，并做好登记。

第五章   附则

第十四条 学生会档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

第十五条本制度自公布之日起开始生效，最终解释权归马鞍山师专旅游与外语系学生会所有。